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中國太平洋學會檔案管理辦法
中國太平洋學會檔案管理辦法

一、總則
第一條 為加強學會檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為學會發展服務,特制定本制度。
第二條 學會檔案,是指學會管理以及開展各項活動直接形成的對學會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 檔案應保證文件的系統完整。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時,應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。檔案管理由學會秘書處具體負責實施。
二、文件材料的收集管理
第四條 學會及各分支機構各門類檔案做到由專人負責、專柜保存。堅持每季度收集一次,對所收集材料進行科學分類,登記入柜。學會指定專人負責文件材料的管理。
第五條 學會檔案分為文件類、年會類、綜合類、活動類、財務類等,采用文書立卷和電子文檔兩種形式進行管理保存。財務檔案由財會人員單獨整理立卷,其余檔案由秘書處負責。
第六條 由幾個分會或專業委員會參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交秘書處備案。
三、歸檔范圍
第七條 凡是反映學會相關活動形成的資料、上級來文與本學會活動相關、具有考察利用價值的各種載體形成的文件材料,均屬歸檔范圍。
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、學會的正式發文及與有關單位來往的文書。
3、學會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
4、學會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、學會職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、學會的大事記及反映本學會重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
第八條 檔案質量總的要求是:歸檔資料應客觀、準確、完整、系統。遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。
第九條 各部門和分支機構文件材料形成后,應按要求及時移交檔案管理人員,按照類別歸檔保存;會議資料應在會議結束后,由籌備會議人員,向檔案管理人員移交;音像資料應隨時歸檔。年度檔案應于次年4月底前,進行分類整理立卷。
第十條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第十一條 歸檔的文件材料,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
第十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
第十三條 檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
第十四條 立檔案卷要標準規范,整齊劃一,手續完備。案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
第十五條 按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
第十六條 按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
第十七條 遵紀守法、忠于職守,努力維護學會檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
第十八條 卷內文件資料應按序排列編號,并設登記簿,以備查閱。借閱檔案材料要填寫《中國太平洋學會檔案借閱審批單》,經學會領導簽字批準后,方可借閱,閱后及時歸還,防止丟失。重要資料內容應嚴格保密,不得擴散。
第十九條 不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。
第二十條 愛護檔案,保持整潔,不得在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。不得拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;
第二十一條 借閱檔案不得轉借,必須專人專用。用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須另行辦理續借手續。
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